Guía de limpieza en oficinas y espacios de trabajo: las 9 claves básicas que hay que seguir

¿Por qué es tan importante mantener limpias oficinas y otros espacios de trabajo?

La limpieza de oficinas y otros espacios de trabajo comunes, con gran afluencia de empleados y visitantes, es simplemente fundamental tanto para el bienestar de las personas como para el éxito de las empresas. Mantener en buenas condiciones este tipo de entornos aporta -como explicaremos enseguida- beneficios claros y específicos relacionados con la salud (física y mental), la productividad y el ahorro.

Es frecuente entender la limpieza de oficinas como un extra, como un valor adicional, en lugar de lo que realmente es: un factor básico de un espacio de trabajo funcional y exitoso. 

Es cierto que la reciente epidemia de COVID-19, en la que por desgracia aún estamos inmersos, ha hecho que crezca de forma significativa la conciencia en relación a la importancia de la limpieza y los buenos hábitos de higiene, pero aún hay personas que no comprenden que, con coronavirus o sin él, un espacio de trabajo que no esté en perfectas condiciones supone un problema importante. Como ya hemos dicho, tanto para la empresa como para el empleado.

Por supuesto, los trabajadores también tienen un papel que cumplir a la hora de mantener la limpieza de un centro de trabajo: ellos son los responsables de que su puesto de trabajo esté en buenas condiciones (depositando los residuos allí donde corresponde, comiendo solo en las áreas habilitadas para ello, cuidando los equipos informáticos y de otro tipo, etc.), pero hay que entender que eso no los convierte en los encargados de la limpieza. 

Para que los empleados puedan centrarse en su labor -más allá de las responsabilidades inmediatas para con su puesto de trabajo que ya hemos mencionado-, las instalaciones deben estar tan limpias como sea posible.

Los beneficios concretos que aporta un entorno de trabajo limpio

• Un entorno limpio aumenta la satisfacción de todo el equipo de trabajo: es mucho más agradable pasar varias horas al día en unas instalaciones en buenas condiciones que en unas que presenten un claro déficit de limpieza.
• Mayor satisfacción implica mayor productividad: los trabajadores rendirán más y mejor si se sienten a gusto.
• Con un mayor nivel de motivación, también se crea un ambiente más creativo, más proclive a la generación e intercambio de nuevas ideas, lo que es fundamental para cualquier empresa.
• Los clientes que visiten la empresa se llevarán una impresión mucho más positiva que si las instalaciones estuvieran descuidadas.
• Se reducen los costes ocasionados por bajas de los trabajadores: en un entorno limpio, habrá menos probabilidades de que haya contagios, alergias y similares.
• Se reduce el riesgo de sufrir accidentes laborales.
• Se reduce de forma significativa el riesgo de contagios por coronavirus: un brote de COVID-19 en una empresa puede llevar al cierre de las instalaciones durante varias semanas, lo que supone pérdidas económicas muy importantes.
• Sin riesgos en caso de inspecciones laborales que busquen evaluar el estado de las instalaciones y las condiciones en las que los empleados desarrollan sus actividades.

Puntos clave de la limpieza y desinfección de oficinas

Por supuesto, cada espacio de trabajo tiene sus diferencias y ciertos casos presentan características muy específicas y, con ellas, necesidades de limpieza y desinfección especiales. No obstante, es cierto que casi todas las oficinas tienen también en común bastantes aspectos -distribución, tipos de instalaciones, equipos, etc.- que nos han llevado a elaborar esta guía con los que entendemos que son los puntos clave para una limpieza correcta. Vamos a hablar de ellos.

1. Limpieza de mobiliario

Los muebles son una parte básica de cualquier espacio de trabajo, y también una de las que más “castigo” reciben: los utilizamos a diario y, según de qué material estén hechos, pueden llegar a deteriorarse y absorber suciedad con bastante rapidez. Por ello, un servicio de limpieza de oficinas profesional deberá prestarles mucha atención.

Será fundamental tener en cuenta los materiales de los que esté hecho el mobiliario -madera, plásticos, etc.- para elegir productos de limpieza que no los dañen. Además, dado que los empleados estarán constantemente en contacto con sus superficies, también es importante utilizar, en la medida de lo posible, productos que no sean excesivamente agresivos y no causen daños ni a las personas ni a equipos informáticos, ropa, etc.

2. Limpieza de suelos

Los suelos ocupan casi todo el espacio de una oficina y no es sorprendente que sean otra de las zonas que más se ensucian. Un suelo sucio no solo representa un riesgo para la salud -puede ser un foco de patógenos traídos de otros lugares, desencadenar alergias…- sino que además ofrece una imagen pésima de cara tanto a los trabajadores como a cualquier posible visita.

Así pues, el servicio de higienización de la oficina deberá repasar los suelos al menos dos veces al día (por ejemplo, por la mañana antes de que entren los trabajadores y al mediodía, en el turno de la comida), y quizás más si es una oficina especialmente grande y con mucha afluencia de personal.

– Más información sobre la limpieza y pulido de suelos.

3. Limpieza de moquetas o alfombras

Íntimamente ligada a la limpieza de los suelos está la limpieza de moquetas y alfombras, allá donde las haya. Si bien es cada vez menos frecuente verlas en oficinas reformadas o de nueva creación, aún siguen presentes en muchas oficinas antiguas.

Tanto las moquetas como las alfombras son un auténtico imán para todo tipo de suciedad, y particularmente para el polvo y la humedad. Pueden contribuir a causar o agravar alergias entre los trabajadores, por lo que es muy importante limpiarlas de forma intensiva todos los días utilizando productos específicos y aspiradores de alta potencia con filtros HEPA.

– Más información sobre la limpieza de alfombras y moquetas.

4. Limpieza de cristales

Los cristales de la oficina son el punto de contacto entre los trabajadores y el mundo exterior: aportan luminosidad y sensación de amplitud, dos factores que son básicos para un espacio de trabajo agradable y productivo. Por desgracia, los cristales se ensucian con mucha facilidad y, si se descuidan, su efecto en los trabajadores (y en las personas que vean la oficina desde el exterior) será justo el contrario.

La limpieza de cristales interiores no presenta un reto excesivo, más allá del uso de los productos adecuados y la necesidad de repasos diarios,, pero en las oficinas de mayor tamaño puede ser necesario recurrir a un servicio de limpieza de cristales en altura. En edificios de gran altura, en particular, será imprescindible contar con profesionales especializados en este tipo de intervenciones, que sin la experiencia y el equipo necesarios pueden llegar a ser muy arriesgadas.

– Más información sobre la limpieza de cristales en altura.

5. Limpieza y desinfección de equipos informáticos y de trabajo

Sobre los muebles, que ya hemos mencionado, están los equipos informáticos que los trabajadores utilizan a diario. En muchos casos será habitual incluso que varios trabajadores compartan un mismo espacio de trabajo, quizás para tareas diferentes o en distintos turnos en un mismo día. Así pues, mantener los equipos informáticos limpios es importante tanto para garantizar su correcto funcionamiento como para evitar contagios entre trabajadores.

Una vez más -y no podemos insistir lo suficiente- deberemos cuidar de utilizar productos de limpieza que no dañen estos equipos (que casi siempre son caros, delicados y contienen datos que pueden ser difíciles de reemplazar). Además, habrá que repasar concienzudamente teclados, ratones, paneles táctiles y otros dispositivos o puntos en los que pueda haber contacto entre diferentes trabajadores.

6. Limpieza de baños y cocinas

Los baños y las pequeñas cocinas comunes son también lugares en los que será imprescindible contar con una rutina de limpieza diaria (o incluso con más de una intervención al día). Por las actividades que se realizan en estas estancias, la suciedad es prácticamente inevitable y, de nuevo, una limpieza descuidada puede llevar a que se produzcan contagios que podrían ser evitables, y que surjan alergias y otros problemas de salud derivados.

– Más información sobre la limpieza de baños en oficinas.

7. Limpieza de conductos de aire acondicionado

Uno de los factores que más importancia tiene en la limpieza de una oficina es invisible: se trata del aire, un aire cuya calidad -o la falta de ella- tiene un impacto fundamental en la salud y el bienestar de los trabajadores. La pandemia de COVID-19 nos ha hecho ser más conscientes de lo importante que es preocuparnos por el aire que respiramos, en especial en sitios cerrados, y no podemos correr el riesgo de olvidarlo.

Los sistemas de aire acondicionado son los que renuevan el aire en el interior de una oficina, por lo que mantenerlos en perfecto estado es clave: si los conductos de aire acondicionado están sucios y acumulan polvo y agentes patógenos, lo único que harán será contribuir a esparcirlos por toda la oficina, día tras día. Evidentemente, eso supone un grave riesgo para la salud de todos los trabajadores.

Por lo tanto, desde Clyma aconsejamos realizar intervenciones periódicas para revisar y limpiar a fondo los conductos del sistema de aire acondicionado de la oficina. Solo así podremos estar seguros de que estos sistemas no acaban haciendo justo lo contrario que aquello para lo que fueron diseñados: ensuciar el aire en lugar de renovarlo.

– Más información sobre la limpieza de conductos de ventilación.

8. Mantenimiento de la Calidad del Aire Interior (CAI)

Siguiendo lo que hemos comentado en el anterior apartado, en general es importante cuidar la calidad del aire interior en la oficina. Dependiendo del tamaño de las oficinas y las instalaciones con las que contemos, podemos optar por unas u otras medidas:

• Ventilar a diario las oficinas.
• Como ya hemos explicado, limpiar periódicamente los sistemas de aire acondicionado.
• Instalar sistemas de medición y purificación del aire interior.
• Tratamientos específicos de desodorización, eliminación de contaminación, humos, etc.

– Más información sobre el mantenimiento de la calidad del aire interior.

9. Control de plagas: desinfección, desinsectación y desratización

Las oficinas no son los lugares en los que con más frecuencia se desatan plagas, pero eso no significa que sean invulnerables a este tipo de situaciones. 

Si la limpieza se descuida durante suficiente tiempo (especialmente en zonas críticas como cocinas y baños), podemos encontrarnos con sorpresas desagradables: plagas de insectos como cucarachas u hormigas, proliferación de ratas… y, como es evidente, los efectos de una plaga en una oficina pueden ser catastróficos: problemas de salud, cierre de las instalaciones, pérdidas económicas, daños a la imagen de la empresa, etc.

Cuidar la limpieza de las instalaciones es la mejor forma de conjurar estos problemas, pero, ante la menor sospecha de que pueda estar gestándose una plaga, lo mejor es no esperar y llamar directamente a un especialista. Dejar pasar el tiempo o recurrir a soluciones caseras solo servirá para malgastar dinero y, en el peor de los casos, agravar el problema.

– Más información sobre el control de plagas.

La importancia de un enfoque integral en la higienización de espacios de trabajo

Como último apunte de esta guía para la limpieza de oficinas, desde Clyma queremos señalar que lo fundamental es abordar este tipo de trabajos con un enfoque realmente integral: no se trata de limpiar lo mínimo, por encima, y más adelante realizar intervenciones específicas si se consideran necesarias, sino de estudiar con detalle las necesidades de limpieza de nuestras instalaciones y elaborar un plan personalizado que no deje cabos sueltos.

Si trabajamos la limpieza de nuestras oficinas de forma descuidada y poco constante, los resultados que obtendremos serán también descuidados y poco constantes. Algo que ninguna empresa debería poder permitirse, ya que, como hemos visto, la limpieza no es simplemente una cuestión de estética, sino un factor central que influye de manera muy directa en la salud de los empleados, la contabilidad de la empresa (recordemos: bajas que podrían evitarse, averías en equipos descuidados…) y la productividad general de los equipos.

Limpieza es, en general, sinónimo de calidad de vida y bienestar. Tanto fuera como, sin ninguna duda, dentro del trabajo.

Si quieres saber más acerca de cómo trabajamos en Clyma para la limpieza de oficinas y otros espacios de trabajo, te animamos a contactar con nosotros sin compromiso: llámanos al 94 415 10 22 o rellena nuestro formulario.